E-Mail dezentral nutzen: So bringen Sie Ordnung ins Ordner-Chaos

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Wenn Sie Ihre E-Mails von verschiedenen Geräten aus abrufen, nutzen Sie vermutlich IMAP. So bleiben Ihre E-Mails zentral auf dem Server und Sie haben überall den gleichen Stand. Ungelesene E-Mails sind also überall ungelesen und auch gesendete E-Mails sind von jedem Gerät aus verfügbar.

Alles wäre perfekt, wenn da nicht noch ein kleiner Wermutstropfen wäre: Oft sammeln sich allerlei Ordner mit Namen wie „Gesendete Nachrichten“, „Sent“ und „Sent Messages“. Das muss nicht sein. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ordnung in dieses Ordner-Chaos bringen.

Chaos muss nicht sein

So schön kann Ordnung sein. Bildquelle: sxc.hu.

Die verschiedenen E-Mailprogramme organisieren die E-Mails in verschiedenen Ordnern. So gibt es standardmässig neben der zentralen Inbox

  • einen Ordner für gesendete Nachrichten
  • einen Ordner für gelöschte Nachrichten
  • einen Ordner für Entwürfe
  • und häufig noch einen Ordner für Spam.

Ein Standard fehlt

Leider gibt es für die Benennung dieser Ordner keinen Standard, an welchen sich alle halten können und so existiert ein Wildwuchs an verschiedenen Namen. So nennt zum Beispiel Outlook 2010 den Ordner für gesendete Nachrichten in der deutschsprachigen Version „Gesendete Nachrichten“, in der Englischen jedoch „Sent Messages“. Thunderbird nennt den Ordner schlicht „Sent“, Apple Mail verwendet „Sent Messages“ und so zieht sich das mit weiteren E-Mailprogrammen fort.

Die Lösung

Glücklicherweise lässt sich in (fast) allen E-Mailprogrammen manuell definieren, welcher Ordner nun für welchen Zweck dienen soll. Wir haben dazu eine Anleitung für Apple Mail geschrieben, der Vorgang für andere E-Mailprogramme ist dabei ähnlich.

Im Grunde ist es also egal, wie Sie die einzelnen Ordner benennen, sofern Sie überall die gleichen Einstellungen tätigen. Falls Sie etwas ratlos sind, empfehlen wir folgende Namen:

  • Sent
  • Trash
  • Drafts
  • Junk

Übrigens: Die Inhalte der nicht mehr verwendeten Ordner geht nicht einfach verloren. Sie können mit Drag&Drop die E-Mails in den richtigen Ordner ziehen und die leeren nun nutzlosen Ordner einfach löschen.

Mit dieser kleinen aber feinen Einstellung wird die Übersicht deutlich besser. Und wer weiss, vielleicht können Sie auch noch bei Ihren Freunden und Bekannten mit diesem Trick punkten ;)

9 Kommentare

  1. Also wenn ich in Apple Mail die Ordner wie oben vorgeschlagen erstelle (Sent, Drafts, Trash, Junk) und diese dann gemäss Anleitung zuteile, dann sehe ich in den iPhone-Einstellungen diese Ordner nicht mehr.

    Könnte es sein, dass Apple Mail beim Zuweisen einer Ordnerfunktion, diesen Ordner automatisch gemäss dem Apple-Standard für IMAP-Ordnernamen unbenennt? Das also aus dem Trash-Ordner wieder der Deleted Messages Ordner wird?

    • In meinen Tests hat Apple Mail die Ordner beim Ändern der Zuordnung nicht umbenannt. Für mich ist es somit gerade nicht nachvollziehbar, wieso der Ordner nach der Umstellung in den iPhone-Einstellungen nicht mehr erscheint.
      Bleibt der Ordner auch verschwunden, wenn dessen Zuordnung im Apple Mail wieder geändert wird?

  2. Habe das genau so erlebt.

    Nun habe ich auch noch das Problem, dass ich auf dem iPad nicht einfach den Ordner auf dem Server wählen kann sondern ein IMAP-Pfad-Präfix eingeben muss. Danach sehe ich zwar die Ordner und kann sie wählen, erhalte jedoch jedesmal wenn ich eine Mail löschen will die Fehlermeldung, dass die Mail nicht in den Ordner verschoben werden könne.

    Was mache ich denn hier falsch?

    • Der IMAP-Prefix lautet bei uns „INBOX“ (ohne Anführungszeichen). Dieser sollte jedoch bei dieser Anpassung keine Probleme machen, da eine Änderung des IMAP-Prefix die Ordnerstruktur im E-Mailkonto nicht ändert. Wir können Dein Problem gerne zusammen anschauen unter 0840 800 800 oder mail@cyon.ch.

  3. Hallo,

    super Tipp! Kleine Ergänzung: die IMAP-Ordner werden standardmäßig als Unterordner vom Posteingang („INBOX“) dargestellt. Will man sie aber überall als Ordner in der gleichen Hierarchiestufe wie die Inbox darstellen, kann man zumindest in Apple Mail und den iOS-Geräten (hier in den erweiterten Einstellungen des Mail-Kontos) den „IMAP Path Prefix“ als „INBOX“ eintragen.

    Außerdem kann man in iOS in den erweiterten Einstellungen dann auch die einzelnen Ordner zuweisen. Wichtig: nach dem Einrichten des Kontos einmal das Mail App starten – sonst findet die Einstellungs-App die Ordner nicht.

    Vielleicht erkennen dann auch alle Programme die einzelnen Ordner!

    Grüße
    Nico

  4. Leider sind die Links auf die Anleitungen zum Aufräumen ungültig! Bitte Tip, Danke

  5. Im Webmail unter Ordner befindet sich „Sent Messages“.
    Wenn ich die Mails darin löschen will heisst es Die Anwendung kann sich nicht mit dem Server verbinden….
    Was kann ich tun?

    • Hallo Johannes. Das müssten wir uns genauer anschauen. Schick uns doch bitte die Details und welche E-Mail-Adresse betroffen ist an mail@cyon.ch, dann kümmern wir uns darum.

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