So arbeitet cyon: Interne Kommunikation (I/IV)

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Das Internet ist voll von Web-Applikationen, welche das Leben für uns Büromenschen einfacher machen. Dabei ist es immer spannend zu erfahren, wie andere Teams ihre Zusammenarbeit organisieren und welche Applikationen sie einsetzen. So kann man diese mit dem eigenen Setup vergleichen und dieses allenfalls optimieren. In einer vierteiligen Serie stellen wir Ihnen vor, auf welche Werkzeuge wir bei cyon setzen:

Teil I: Interne Kommunikation
Teil II: Externe Kommunikation
Teil III: Anwendungen für den Alltag
Teil IV: Kundenverwaltung

Teil 1: Interne Kommunikation

Über unser Projektmanagement-Tool Flow haben wir bereits berichtet. Weiter geht es mit dem Werkzeug, welches unser Wissen beherbergt:

Das Hirn: MediaWiki

Unser gesamtes Wissen legen wir in einem MediaWiki ab. Seien es Checklisten, Änderungen am System oder umfangreiche Dokumentationen zur Infrastruktur: unser Wiki weiss alles.

Spätestens nach Abschluss eines Projektes nehmen wir uns die Zeit, das neue Wissen sauber zu dokumentieren. So dient uns das Wiki nicht nur, firmenweit auf dem aktuellen Stand zu bleiben, sondern hilft auch bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Damit das Wissen auch dann verfügbar ist, wenn man es bei einer Störung dringend braucht, spiegeln wir das Wiki auf verschiedenen Servern.

Auf Plugins verzichten wir grösstenteils. Erwähnenswert sind BreadCrumbs und Syntax Highlighting die die Navigation erleichtern bzw. die Darstellung von Quellcode optimieren. Zur Zeit prüfen wir eine Migration auf FosWiki. Wir erhoffen uns davon eine bessere Bedienbarkeit, da der Editor des Wikis gerade bei komplexeren Seiten mit Tabellen an seine Grenzen stösst.

Kostenpunkt für die Software MediaWiki: 0 CHF

Die Dateien: Dropbox

Den ehemaligen Bürofileserver haben wir mit einem Teamaccount von Dropbox ersetzt. Es gibt sowohl einen Share für das ganze Team sowie einzelne Shares für einzelne Abteilungen und Projekte. Zudem kann jeder Dropbox für seine eigenen Dateien nutzen. Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Dropbox integriert sich nahtlos ins System und jeder kann seine Ordnerstruktur so zurechtlegen, wie er sie mag.
  • Alle Teammitglieder verfügen stets automatisch über die neueste Version einer Datei.
  • Dank Benachrichtigung via Growl bleibt man über Änderungen auf dem Laufenden.
  • Der Zugriff ist von überall möglich, nicht nur vom Büro aus.
  • Alles was in der Dropbox liegt, ist vor Verlust geschützt und kann dank Versionierung bis zum Anfang zurück verfolgt werden.


Jeder Computer, der mit Dateien von cyon in Berührung kommt, muss zwingend eine verschlüsselte Festplatte haben, damit uns ein gestohlener Laptop keine Schweissperlen auf die Stirn jagt. Dank FileVault funktioniert das mit einem Mac sehr einfach.

Kostenpunkt für 12 Mitarbeiter: 1670$ / Jahr

Interne News: WordPress

Ein interner WordPress-Blog, getauft auf den Namen „Blackboard“, dient zum Verkünden von internen Nachrichten aller Art. Wichtige Neuerungen aus Technik und Entwicklung, strategische Pläne oder auch das Programm für den monatlichen Teamanlass werden so kommuniziert.
Neue Einträge werden mittels Plugin per E-Mail verteilt.

Schön wäre, wenn der Blog in die Startseite des Wikis integriert werden könnte, doch bislang haben wir dazu keine befriedigende Lösung gefunden.

Kostenpunkt der Software: 0 CHF

Im nächsten Teil erfahren Sie, mit welchen Werkzeugen wir die Kommunikation mit unseren Kunden pflegen. Welche Tools stehen bei Ihnen im Einsatz?

10 Kommentare

  1. Ich habe verschiedene Wikis durchprobiert und schwöre immer noch auf DokuWiki (PHP, file-basiert). Innert 5 Minuten installiert, LDAP-Anbindung, sauberes, filebasiertes Backup (keine Datenbank nötig). WYSIWYG-Editor benötige ich nicht, da man mit der Wiki-Syntax 90% aller Aufgabe problemlos meistert.

    • Merci für den Tipp mit DokuWiki, dass nehmen wir mal unter die Lupe. Der File-basierte Ansatz gefällt mir.

  2. Es scheint eine sehr interessante Serie zu werden.
    Wie sieht ihr das betreffend Datenschutz bei Dropbox? Habt ihr da keine Bedenken, insbesondere da alle eure eigenen Festplatten zwingend verschlüsselt sein müssen.

    • Die Sache mit dem Datenschutz ist natürlich immer ein Thema. Es bleibt immer ein Abwägen zwischen einer potentiellen Gefahr auf der einen und dem Nutzen und der damit einhergehenden Produktivitätssteigerung auf der anderen Seite.

      Zur Gefahr: Grundsätzlich schätze ich das Risiko bei Dropbox als verschwindend gering ein, dass Daten in die falschen Hände gelangen. Im Gegensatz zu z.B. Wuala werden die Daten zwar nicht schon Clientseitig verschlüsselt, doch ansonsten legt auch Dropbox hohen Wert auf Sicherheit wie z.B. hier beschrieben: https://www.dropbox.com/teams/security.
      Das verbleibende Risiko besteht hauptsächlich darin, dass sich ein Dropbox-Mitarbeiter an den Daten zu schaffen macht oder sie im Rahmen des Patriot Act an die amerikanische Regierung gelangen. Beide Risiken sind aus meiner Sicht eher theoretischer als praktischer Natur.
      Weiter speichern wir nicht komplett alles in der Dropbox. Unsere Kundendatenbank beispielsweise hat in der Dropbox nichts verloren. Und Anderes wird zuerst lokal verschlüsselt, wie z.B. der Quellcode des my.cyon. Aber klar, 100% frei von Kundendaten ist die Dropbox nicht, da kann z.B. schon mal eine Offerte oder Ähnliches abgelegt sein.

      Zum Nutzen: Eine sinnvolle und effiziente Zusammenarbeit in einem Team ist für uns ohne Dienst wie Dropbox schlicht nicht mehr vorstellbar. Und auch wenn es diverse Alternativen gibt, macht aus unserer Sicht Dropbox den mit Abstand besten Job. Eine Lohnabrechnung auch von Zuhause bearbeiten zu können oder an einem verregneten Sonntag an einem Mockup für ein neues Design weiter zu tüfteln ohne dass ein kompliziertes Handling die Lust daran mindert ist Gold wert.

      Noch zu den lokalen Festplatten: Unverschlüsselte Festplatten sind aus meiner Sicht das ungleich höhere Risiko als z.B. Dropbox. Sobald jemand physischen Zugang zu einer Festplatte hat, kann er, sofern sie eben nicht verschlüsselt ist, mühelos sämtliche Daten lesen. Und um physischen Zugang zu erhalten muss nicht zwingend gleich ein Einbruch stattfinden, schon ein im Zug liegengelassener Laptop reicht aus.

      • Habt ihr statt verschlüsselter Festplatten alternativ an clientseitige Dateiverschlüsselung gedacht?
        Unsere neue Lösung Cloudfogger (http://www.cloudfogger.com) verschlüsselt Dateien nicht nur auf der Platte mit AES, sondern die Dateien werden auch verschlüsselt zu Dropbox geladen – damit habt ihr auch dort eine zusätzliche Sicherheitsebene.

        • Tönt sehr interessant. Wann kommt der Mac-Client?

          • Als Alternative ist hier auch noch BoxCryptor zu erwähnen. Funktioniert bereits auf Windows, Linux und Mac sowie auch Mobile.

            Kostet für Unternehmen einmalig 70 Euro pro Benutzer. Nutze ich Privat und bin sehr zufrieden damit.

          • Hallo Philipp, unser Cloudfogger Mac Client ist nun als Beta Version verfügbar und kann unter http://www.cloudfogger.com kostenlos heruntergeladen werden.

  3. Kann interessant werden. Hätte jetzt eher gedacht das bei Euch alles „all-in-one“ ist und alles schön miteinander verbunden :) Das mit der Dropbox hat mich am meisten überrascht. Bei uns ist ActiveCollab (Projekte), SugarCRM (CRM, lokal), Zarafa (Mail; mit SugarCRM verbunden) und Alfresco (Daten, Intranet; auch mit SugarCRM verbunden) im Einsatz.

  4. Hallo zusammen

    spannend der Einblick in die verwendeten Tools von euch. Zum Wiki kann ich noch folgendes mitgeben. Habe selber diverse Wikis getestet unter anderem Mediawiki,Twiki,DokuWiki. Alle sind aus meiner Sicht nicht wirklich „userfriendly“ für den Normaluser ohne syntax kenntnisse zu benutzen und daher wird die Pflege von mitarbeitetn oft nicht aktiv betrieben…

    OS X Server Wiki

    Vorteil:

    – Version Control nicht auf „code ebene“ sondern 1:1 vergleich
    – Bilder upload von jedem Folder wie aus windows gewohnt
    – vorschau von word, pdf, movies
    – einfaches verlinken von Seiten mit „dropdown“ vorschlag zu bestehenden seiten.
    – Notifications bei Änderungen,…

    Einfach, intuitiv, da macht das dokumentieren spass, da ich sofort alles fertig machen kann und nicht lange im editor experimentieren muss. Das ist für den somit auch für Mitarbeiter ohne grosse IT Kenntnis einfach zu bedienen.

    Zuletzt hatten wir einen MacMini mit OSX server nur für das Wiki im LAN eingebunden…

    Bei Storyworld haben wir derzeit Mediawiki sehr umfangreich, aber viele lassen dokus/Änderungen sein aufgrund der Bedienbarkeit… Vermutlich wird auch hier auf zukünftig OSX Server migriert.

    Gruss
    Björn

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