Quillt Ihr Posteingang über und Sie verlieren die Übersicht, möchten aber beantwortete Nachrichten trotzdem nicht einfach löschen? Das Zauberwort heisst: Archivierung. Man legt dabei bearbeitete Nachrichten in einem Ordner ab, ähnlich zu Akten in Papierform. Erhält man viele Nachrichten, welche keine Bearbeitung benötigen, die man aber trotzdem behalten möchte, so kann man das Ablegen auch mittels eines Filters automatisieren.

Wir unterscheiden dabei zwei verschiedene Ansätze: Das Archivieren in einem Ordner innerhalb des E-Mail-Kontos auf dem Server oder ein lokales Archiv der zu archivierenden Nachrichten. Der erste Ansatz ist empfohlen, wenn sich die Datenmengen in Grenzen halten, sprich die Nachrichten bestehen vorwiegen aus Text ohne grosse Anhänge. Haben Sie jedoch grössere Datenmengen oder eine sehr grosse Anzahl an Nachrichten, so macht es Sinn ein lokales Archiv zu erstellen, um den Speicherplatz auf dem Server für neue Nachrichten frei zu halten.

Server-Archiv in Unterordner

Der üblichste Weg ist es, Nachrichten welche man bereits beantwortet hatte in einen IMAP-Ordner, einem Unterordner des Posteingangs, zu verschieben. Diesen kann man beispielsweise «Archiv» nennen, oder man erstellt für jeden Kunden oder jedes Projekt einen separaten Ordner, je nachdem, was aus Sicht Ihrer Organisation am meisten Sinn macht.

Das Erstellen eines IMAP-Ordners über unser Webmail beschreiben wir im Artikel «IMAP-Ordner im Webmail erstellen und bearbeiten». Wie Sie einen IMAP-Ordner in Ihrem E-Mail-Programm erstellen, das entnehmen Sie der Dokumentation Ihres E-Mail-Programms.

Ist der gewünschte Ordner erstellt, so können nun die zu archivierenden E-Mails darin verschoben werden. Unter «Nachrichten im Webmail markieren und verschieben» beschreiben wir das Vorgehen für unser Webmail, die Drag & Drop Methode sollte jedoch in den meisten E-Mail-Programmen auch funktionieren.

Aktivieren des Archivordner im Webmail

Unser Webmail hat dazu bereits einen entsprechenden Ordner vorbereitet. Dieser ist standardmässig ausgeblendet, kann aber über folgende Schritte eingeblendet und verwendet werden:

1
In der linken Seitenleiste «Einstellungen» auswählen.
2
Die Unterkategorie «Ordner» auswählen.
3
Den Ordner «Archive» aktivieren.
Ordner «Archive» aktivieren
Ordner «Archive» aktivieren
4
Im Anschluss können Sie die zu archivierenden Nachrichten auswählen und in den Archivordner verschieben, wie im Artikel «Nachrichten im Webmail markieren und verschieben» beschrieben.
Beachten Sie, dass mit diesen beiden Methoden die Daten lediglich in einen anderen Ordner verschoben werden, diese belegen aber nach wie vor Speicherplatz auf dem Server. Möchten Sie Speicherplatz freimachen, so folgen Sie der Anleitung «Backup eines E-Mail-Kontos erstellen und zurückspielen».

Lokales Archiv im E-Mail-Programm erstellen

Nutzen Sie ein E-Mail-Programm wie Thunderbird oder Apple Mail, so können Sie einen lokalen Archiv-Ordner erstellen, um ältere E-Mails aus Ihrem E-Mail-Konto zu entfernen und somit Speicherplatz auf dem Server zu schaffen. Die E-Mails sind dann noch immer im E-Mail-Programm verfügbar, jedoch nur noch lokal auf jenem Gerät gespeichert, auf dem dieser Ordner erstellt wurde. Es empfiehlt sich somit regelmässig ein Backup Ihres Gerätes zu machen, damit diese bei einem allfälligen Ausfall noch vorhanden sind. Wir beschreiben das Vorgehen für zwei häufig verwendeten E-Mail-Programme. Nutzen Sie ein anderes, so erkundigen Sie sich in der zugehörigen Dokumentation, wie man einen lokalen Ordner zur Archivierung erstellen kann.

Thunderbird

1
Wählen Sie in der Ordnerliste den Ordner «Local Folders» aus.
2
Klicken Sie im Menü auf «Datei» > «Neu» > «Ordner...» oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie «Neuer Ordner...».
3
Vergeben Sie dem Ordnen einen Namen und wählen Sie ihn im «Local Folders» als übergeordneter Ordner aus.
4
Verschieben Sie nun die zu archivierenden Nachrichten per Drag & Drop in den frisch erstellten Ordner. Die Nachrichten werden somit aus dem E-Mail-Konto entfernt und in den lokalen Ordner verschoben.

Apple Mail

1
Klicken Sie im Menü auf «Postfach» und danach «Neues Postfach ...».
2
Wählen Sie im Feld «Ort» die Option «On My Mac» und geben Sie dem Ordner einen Namen.
3
Verschieben Sie nun die zu archivierenden Nachrichten per Drag & Drop in den frisch erstellten Ordner. Die Nachrichten werden somit aus dem E-Mail-Konto entfernt und in den lokalen Ordner verschoben.